Louer un bureau pour une entreprise en Suisse est une démarche importante qui nécessite de préparer certains documents administratifs et légaux. Une fois les bonnes pièces réunies, la procédure devient plus fluide, et vous pourrez conclure la location de manière sécurisée et en toute conformité. Dans cet article, nous vous détaillons les documents essentiels à fournir lors de la location d’un bureau commercial.
1. Documents administratifs relatifs à l’entreprise
Pour prouver que votre entreprise est légalement enregistrée et opérationnelle, vous devrez fournir plusieurs documents administratifs :
- Extrait du registre du commerce : Ce document prouve que votre entreprise est inscrite au registre du commerce suisse. Il est nécessaire pour toute entreprise ayant un statut juridique reconnu.
- Statuts de l’entreprise : Les statuts indiquent la structure de l’entreprise, qu’il s’agisse d’une société à responsabilité limitée (SARL), d’une société anonyme (SA) ou d’autres types d’entités. Ce document précise la répartition des responsabilités et des pouvoirs au sein de l’entreprise.
- Numéro d’identification TVA : Si votre entreprise est assujettie à la TVA, il est important de fournir ce numéro pour la location d’un bureau.
2. Pièces d’identité du signataire du bail
Il est indispensable que le signataire du bail soit une personne habilitée à représenter l’entreprise. Cette personne devra fournir certains documents pour confirmer son identité et son pouvoir décisionnel au sein de l’entreprise :
- Pièce d’identité officielle : Passeport ou carte d’identité en cours de validité.
- Pouvoir de signature : Si le signataire du bail n’est pas le propriétaire ou un actionnaire de l’entreprise, une preuve de son pouvoir de signature (souvent mentionnée dans les statuts de l’entreprise ou par une procuration) sera nécessaire.
3. Preuves de solvabilité de l’entreprise
Le propriétaire du bien commercial veut s’assurer que votre entreprise est en mesure de respecter les engagements financiers du bail. Plusieurs documents peuvent être exigés pour évaluer la solvabilité de l’entreprise :
- Bilans financiers récents : Les bilans comptables des dernières années permettent au propriétaire de connaître la santé financière de votre entreprise.
- Relevés bancaires : Les relevés des six derniers mois peuvent servir à démontrer votre capacité à effectuer des paiements réguliers.
- Garanties et dépôt de sécurité : Le propriétaire peut également demander un dépôt de garantie, souvent équivalent à un ou deux mois de loyer, afin de se prémunir contre d’éventuels défauts de paiement.
4. Attestation d’assurance
La souscription à une ou plusieurs assurances est généralement obligatoire lors de la location d’un bureau commercial. Voici les principales assurances qui pourraient être demandées :
- Assurance incendie : Cette couverture est essentielle pour protéger le local contre les risques d’incendie. Elle est souvent requise pour tous les types de biens immobiliers commerciaux.
- Assurance responsabilité civile professionnelle : Cette assurance protège l’entreprise en cas de dommages causés à des tiers dans le cadre de son activité professionnelle.
- Assurance pour les équipements et biens de l’entreprise : Si vous avez des équipements ou des biens spécifiques dans le bureau, il peut être nécessaire de les assurer contre le vol, les dommages ou les accidents.
5. Documents relatifs à l’immobilier
Pour finaliser la location d’un bureau, il est important de vérifier certains aspects liés au bien en question. Ces documents incluent :
- Plan du local : Le plan détaillé du bureau est essentiel pour confirmer la superficie, l’aménagement et la conformité avec les besoins de votre entreprise.
- Réglementations locales et autorisations de zonage : Le propriétaire peut vous demander de vérifier que le bien respecte les règles de zonage et que l’activité envisagée est compatible avec la destination du local. Par exemple, certaines zones sont uniquement destinées à des bureaux et pas à des activités commerciales de détail.
6. Autres documents pouvant être requis
En fonction du propriétaire et de la situation, certains documents supplémentaires peuvent être demandés. Il est donc important d’être préparé à fournir :
- Références de précédents propriétaires : Si votre entreprise a déjà loué des bureaux auparavant, les propriétaires précédents peuvent être contactés pour vérifier le respect des engagements de paiement et des conditions de location.
- Preuves de gestion des locaux antérieurs : Si l’entreprise a déjà eu en charge un local commercial, le propriétaire actuel peut demander à savoir comment le précédent bien a été géré, y compris l’entretien et la maintenance.
Tableau récapitulatif des documents nécessaires
| Documents | Description |
|---|---|
| Extrait du registre du commerce | Prouve que l’entreprise est enregistrée légalement en Suisse. |
| Statuts de l’entreprise | Précise la structure juridique de l’entreprise et le pouvoir de décision du signataire. |
| Pièce d’identité du signataire | Passeport ou carte d’identité valide pour confirmer l’identité du signataire. |
| Pouvoir de signature | Preuve que la personne signataire a l’autorité pour engager l’entreprise. |
| Bilans financiers | Documents comptables qui attestent de la santé financière de l’entreprise. |
| Relevés bancaires | Pour vérifier la solvabilité de l’entreprise et la capacité à payer les loyers. |
| Assurances | Attestation d’assurance pour incendie, responsabilité civile et biens de l’entreprise. |
| Plan du local | Plan détaillant l’aménagement et la superficie du bureau. |
| Autorisation de zonage | Vérification que l’activité de l’entreprise respecte les réglementations locales. |
Conclusion
La location d’un bureau pour une entreprise en Suisse nécessite la fourniture de nombreux documents administratifs, financiers et légaux. En réunissant les bons documents à l’avance, vous pourrez faciliter et accélérer le processus de location, tout en vous assurant que vous répondez aux exigences du propriétaire. Une bonne préparation est essentielle pour garantir une relation sereine et professionnelle avec votre futur bailleur, et ainsi éviter tout désagrément sur le long terme.